Oft sind Meetings und Besprechungen zu lange, schlecht organisiert und bringen dem Unternehmen wenig Nutzen, sondern kosten Zeit und Geld. Beachten Sie daher folgende Fragestellungen und Tipps:
- Ist das Meeting notwendig? Manches kann auch durch ein Telefonat oder E-Mail erledigt werden.
- Wer muss wirklich an der Besprechung teilnehmen? Wer sind die Betroffenen und wer trifft die Entscheidungen?
- Erstellen Sie eine Agenda (Tagesordnung), die Sie den Teilnehmern rechtzeitig vorab zur Verfügung stellen. So kann sich jeder auf das Meeting vorbereiten.
- Planen Sie das Meeting so kurz wie möglich. Nach spätestens 1,5 Stunden sollte eine Pause eingelegt werden.
- Beginnen Sie jede Besprechung pünktlich, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer eingetroffen sind. Zu-Spät-Kommer sollten nicht mit Wiederholungen und Zusammenfassungen belohnt werden. Geben Sie eventuelle Pausen und das Ende bekannt. Präsentieren Sie die Agenda. Legen Sie im Vorhinein fest, wer das Protokoll schreibt.
- Visualisieren Sie die wesentlichsten Informationen. Halten Sie die wichtigsten Ergebnisse in Erinnerung und fassen Sie zusammen. So können die Teilnehmer die Fakten leichter im Kopf behalten.
- Beenden Sie das Meeting nach dem Zeitplan. Vereinbaren Sie – wenn nötig – einen Folgetermin.
- Versenden Sie das Protokoll an alle Teilnehmer
Stand: 28. Oktober 2019
